Kollegierådet
Kollegierådet består af Rådsforpersonen, Kassereren, de seks gangformænd samt et menigt rådsmedlem.
Forretningsorden for kollegierådetRådsformand: Mathias Vestergaard Storm, husene
E-mail: Kollegianerformandenhvk@gmail.com
Kollegieformandens funktionerKasserer: Magnus, husene.
Administrerer kollegianerforeningens konto:
Reg. nr. 1551 Konto nr. 3134004606
Gangformænd:
Stuen: Sofie
1. Sal: Elisabeth
2. Sal: Caroline
3. Sal: Clara
4. Sal: Christopher
Husene: Malte
Menigt rådsmedlem:
Kasper, 3. sal
Forretningsorden for Kollegianerrådet
Forretningsorden for Kollegianerrådet
1: Rådsmøder
1.1Der afholdes mindst et rådsmøde om måneden, og i øvrigt når formanden eller to af rådets medlemmer fremsætter ønske om det. I ferieperioder kan rådsmøder dog udelades.
2: Mødeledelsen
2.1 Formanden, og i øvrigt ethvert rådsmedlem, kan lede møderne.
3: Dagsorden
3.1 Til ethvert indkaldt rådsmøde fremsendes en dagsorden til rådsmedlemmerne. Dagsordenen opsættes tillige på kollegiets opslagstavle.
3.2 Dagsordenens indhold:
Godkendelse af referat
Beretninger fra formand, gangformænd, evt. underudvalg, andre rådsmedlemmer med specielle tillidshverv.
Økonomi, herunder normalt både drøftelser af nuværende økonomiske stilling og den fremtidige for foreningen såvel som for kollegiet.
Driften, herunder den løbende virksomhed, fremtidige opgaver og planlægning.
Fastsættelse af næste møde.
Eventuelt.
3.3 Derudover indsættes på første møde efter generalforsamlingen punktet konstituering.
3.4 I øvrigt må ethvert punkt, der ikke kan indpasses i denne dagsorden, have sin egen behandling.
4: Beslutningsdygtighed
4.1 Rådet er beslutningsdygtigt når fem af dets medlemmer er tilstede ved mødet.
5: Afstemning
5.1 Alle afgørelser træffes ved simpelt flertal.
6: Rådets funktionsperiode
6.1 Rådets funktionsperiode begynder umiddelbart efter generalforsamlingens afholdelse.
7: Referater
7.1 En udvalgt fra rådet tager referat over rådets møder samt over generalforsamlingens forløb. Dette referat renskrives og distribueres af formanden til Rådets medlemmer. For generalforsamlingen gælder tillige at medlemmerne af kollegiets bestyrelse også skal modtage et referat. Desuden ophænges referatet på kollegiets opslagstavle til orientering for de øvrige kollegianere. Generalforsamlingsreferatet betragtes som godkendt, såfremt formanden ikke har modtaget indsigelser herimod inden 14 dage fra referatets offentliggørelse.
7.2 Referatet skal omfatte dagsorden til mødet, fremmødte, referat, afstemninger samt dato for mødet.
7.3 Referat fra rådsmøderne skal godkendes på det næstefølgende rådsmøde.
7.4 Referatet skal altid være ajourført og tilgængeligt for foreningens medlemmer.
8: Forhindret i at møde
8.1 Er et rådsmedlem forhindret i at møde, meddeles dette til formanden eller et nærmere angivet sted.
8.2I referatet anføres for hvert møde, hvilke medlemmer der var til stede.
8.3Gangformændene er forpligtede til at sende en stedfortræder i tilfælde af afbud.
8.4 Rådsmedlemmer, som er forhindret i at deltage i mødet og ikke sørger for at melde afbud senest dagen før eller sender en suppleant idømmes en bøde! Bøden består i en omgang øl/sodavand eller kage ved førstkommende rådsmøde.
9: Ikke beslutningsdygtige
9.1 Er rådet ikke beslutningsdygtigt, kan de foreliggende sager gøres til genstand for behandling, men der kan ikke træffes nogen afgørelse.
10: Rådets beføjelser og pligter
10.1 Den, eller de, fra Rådet, der fører de daglige forhandlinger vedr. diverse aktiviteter, skal
snarest muligt orientere Rådet om disse.
10.2 Skrivelser, der tilgår foreningen, skal samtlige rådsmedlemmer holdes underrettet om.
10.3 Det påhviler formanden at arkivere ind – og udgående skrivelser.
10.4 Alle henvendelser, der vedrører foreningens interesser, bør ske i overensstemmelse med
det øvrige Råd eller som minimum formanden.
11: Andre virkeområder
11.1 Fra Rådet vælges to medlemmer til Håndværkerkollegiets bestyrelse. Den ene af disse
skal være formanden. Disse skal ifølge Kollegiets vedtægter have boet på kollegiet i mindst seks måneder.
12: Ændringer
12.1 Opstår der tvivl om fortolkningen af ovenstående forretningsorden for kollegianerrådet, er formandens tolkning afgørende.
12.2 Er et medlem utilfreds med denne afgørelse, er denne dog forpligtiget til at rette sig efter afgørelsen, men kan på førstkommende rådsmøde foreslå ændringer i forretningsordenens ordlyd.
12.3 Ændringer i forretningsordenen skal godkendes på et Rådsmøde ved simpelt flertal.
13: Godkendelse af forretningsorden.
13.1 Ovenstående forretningsorden for kollegianerrådet i kollegianerforeningen på håndværkerkollegiet, Bispebjerg Parkallé 22, 2400 Kbh. NV er godkendt på rådsmødet den 1.november 1976.
Kollegieformandens funktioner
1: Rådsmøder
1.1 Det er formandens pligt at indkalde til rådsmøder én gang om måneden, på de datoer rådet har bestemt.
1.2 Indkaldelsen sker ved ophængning af en dagsorden på kollegiets opslagstavle, samt ved omdeling af dagsorden til rådets medlemmer. Derudover laves et event på facebook, hvor alle i kollegiegruppen inviteres.
1.3 Inden rådsmødernes bør formanden kontakte eforen, for at høre om denne har emner, der ønskes drøftet på mødet.
1.4 Formanden sørger for omdeling af rådsreferater.
2: Generalforsamling
2.1 Det er formandens pligt at indkalde til generalforsamling to gange om året, på de datoer rådet har bestemt.
2.2 Indkaldelsen sker ved ophængning af en dagsorden på kollegiets opslagstavle, samt ved omdeling af dagsorden til alle kollegianere. Indkaldelsen skal ske minimum otte dage før mødets afholdelse, for at være gyldig.
3: Bestyrelsen
3.1 Det er formandens pligt at deltage i bestyrelsesmøder, og sammen med det øvrige bestyrelsesmedlem sørge for at viderebringe information til rådet.
4: Konstituering
4.1 Efter konstituering skrives en liste over kollegianerrådets sammensætning.
4.2 Den i pkt. 4.1 nævnte liste skal ophænges på kollegiets opslagstavle. Desuden skal kopier af listen udleveres til efor, rådets medlemmer og samtlige bestyrelsesmedlemmer.
5: Opslagstavle
5.1 Formanden har ansvaret for opslagstavlerne ved indgangen. Dette indebærer bl.a. oprydning.
6: Nøgler
6.1 Formanden opbevarer følgende nøgler.
Hovednøgle
Festsalen
Videokassen
Værksted i cykelkælderen
Fyrrum/depot overfor vaskeri
Brandalarm
Computerrum
For at lukke en kollegianer ind på sit værelse, kan formanden opkræve 50 kr. Dette beløb går ubeskåret til rådets kommende julefrokost.
7: Fundne sager
7.1 Formanden opbevarer fundne sager.
8: Udlån af festsalen
8.1 Formanden står for udlejning af festsalen, og skriver dette ind i kalenderen på nettet.
8.2 Formanden kontrollerer at rengøringen er foretaget tilfredsstillende.
9: Klager
9.1 Det er formandens pligt at tilse evt. klager over støj.
10: Brandvarslingssystem
10.1 Formanden afholder brandøvelse en gang om året, denne ligger i februar-marts måned.
11: Vaskekort
11.1 Formanden har pligt til at have åbent mindst en time om ugen, hvor beboer har mulighed for at købe vaskechip.
11.3 Formanden skal senest den tredje i hver måned, have afregnet vaskekassen med kassereren.
12: Formandens aflønning
12.1 Det første halve år som kollegieformand er ulønnet arbejde, og betragtes fra Kollegianerforeningens side som en prøveperiode, hvor de forskellige parter ser hinanden an. Bliver man genvalgt på følgende ordinære generalforsamling, vil man blive aflønnet af foreningen, efter gældende regler.
13: Ændringer
13.1 Denne forretningsorden kan ændres ved et Rådsmøde efter gældende afstemningsregler.
Generelt
Man kan sige at formanden er ham der binder hele sammen, der er selvfølgelig flere opgaver end dem der er nævnt her. Men da de fleste af dem er dynamiske, vil det være noget som en formand må lære hen af vejen. En formand må også forvente, at han er formand hele døgnet, dvs. der kan forekomme natlige opkald.
Gangformandens funktioner
Gangformandens funktioner
1: Møder
1.1 Gangformanden skal deltage i rådsmøder og generalforsamlinger som repræsentant for den gang han/hun bor på. Er gangformanden forhindret i at deltage i et møde, skal han/hun sørge for at sende en stedfortræder fra gangen.
1.2 De beslutninger, der bliver taget på rådsmøder og generalforsamlinger, skal videregives/udføres af gangformanden.
1.3 Mellem hvert rådsmøde skal gangformanden sørge for, at der på gangen bliver afholdt et køkkenmøde. Her skal der evt. tages stilling til de emner, der blev behandlet på sidste rådsmøde.
1.4 Gangformanden skal holde Rådet underrettet om gangens daglige drift, herunder beboere, der ikke opfylder deres forpligtigelser overfor køkkenrengøring, køkkenkassen og ølkassen i henhold til gangens egne regler om disse samt de generelle kollegieregler.
2: Nye kollegianere
2.1 Gangformanden sørger for at nye kollegianere orienteres om kollegiet, vises rundt og sættes ind i gangenes interne regler og ordninger.
2.2 Ved indflytning skal inventarlister udfyldes hurtigst muligt og returneres til kontoret.
3: Kollegianere der flytter
3.1 Når en kollegianer flytter, skal gangformanden undersøge, om kollegianeren efterlader de møbler mm., der er påskrevet inventarlisten. Dette skal først foregå idet kollegianeren flytter; ikke før. Herefter returneres inventarlisten til kontoret.
3.2 Såfremt den fraflyttede kollegianer skylder penge i nogle af gangens kasser, skriver gangformanden seddel om dette, og afleverer den på kontoret. Herved kan kollegianeren orienteres om sin gæld, når han/hun henter sit depositum.
4: Gangnøglen
4.1 Gangformanden opbevarer hovednøglen til gangens værelser. Nøglen må normalt ikke overdrages; hverken til kollegianere eller til udefrakommende.
4.2 Hvis gangformanden forlader gangen i længere tid, overdrages hovednøglen til en anden kollegianer på gangen, og resten af gangens beboere orienteres om dette.
4.3 Hver beboer har 2 klip hos deres gangformand til oplåsning af deres dør. Efter de 2 klip er brugt vil det koste 50 kr. at blive lukket ind af ens gangformand. Halvdelen af det beløb går til gangformanden. De resterende 25 kr. går til gangens kasse. Det er gangformandens ansvar at føre protokol over oplåsning af døre. Protokollen skal videregives til den efterfølgende gangformand.
4.4 Skulle en kollegianer få brug for, at en anden person lukkes ind på værelset, skal gangformanden have dette at vide af kollegianeren selv. Dette uanset om den anden person bor på kollegiet eller ej.
4.5 Gangformanden må ikke benytte gangens tomme værelser til gæster eller andet, uden særlig aftale med kontoret.
5: Information om manglende opfyldelse af forpligtigelser
5.1 Hvis en kollegianer ikke opfylder sine forpligtigelser mht. køkkenrengøring, køkkenkassen eller ølkassen skal gangformanden informere kollegianeren om dette så forholdet kan blive bragt i orden.
5.2 Såfremt en kollegianer gentagende gange ikke har opfyldt sine forpligtigelser mht. køkkenrengøring, køkkenkassen eller ølkassen eller konsekvent nægter at opfylde disse skal gangformanden forlægge dette for rådet i henhold til §1.4.
5.3 Gangformanden skal give den pågældende kollegianer § 5.2, information om dato for denne fremlæggelse.
6: Bestilling til gangstyrede fester
6.1. Det er gangformændenes ansvar at bestille øl/vand samt andet proviant til de fester gangene selv står for. (hhv. torsdagscaféer og halvårsfester)
7: Ændringer
7.1. Denne forretningsorden kan ændres ved et Rådsmøde efter gældende afstemningsregler.
Café-udvalget
Der er en økonomisk ansvarlig for caféen, som sørger for at Kollegiet fortsat kan holde de bedste og fedeste fester.
Café Ansvarlig: Elise, 3.sal.
Økonomisk ansvarlig for Caféen: Phillip 3. sal
Forretningsorden for Caféen og festudvalgetForretningsorden for Cafeen og Festudvalget
1: Valg af medlemmer
1.1 Ved hver ordinær generalforsamling vælges en Cafeformand. Cafeformanden besidder det overordnede ansvar for Cafeen og Festudvalget.
1.2 Ved hver ordinær generelforsamling vælges en suppleant for Cafeformanden. Suppleanten skal bistå Cafeformanden i hans arbejde og fungere som hans stedfortræder om nødvendigt.
1.3 Ved hver ordinær generalforsamling vælges en økonomisk ansvarlig for Cafeen. Den økonomiske ansvarlige varetager regninger og omsætningen.
1.4 Yderligere medlemmer kan frit optages i festudvalget.
2: Caféformanden
2.1 Cafeformanden besidder det overordnede ansvar i forbindelse med fester og cafeer afholdt af Caféen på Håndværkerkollegiet.
2.2 Cafeformanden har ansvaret for at indkalde til møder i Festudvalget og efterfølgende offentliggøre referat for disse møder.
2.3 Cafeformanden har ansvaret for at booke festsalen til fester afholdt af Cafeen. Bookning skal ske efter de gældende regler for lån af festsalen.
2.4 Cafeformanden har ansvaret for indkøb af drikkevarer til fester og cafeer, som bliver afholdt af Cafeen, Rådet eller deres underudvalg.
2.5 Cafeformanden har ansvaret for at lukke festsalen af efter fester, som bliver afholdt af Cafeen, Rådet eller deres underudvalg.
2.6 Cafeformanden har ansvaret for rengøring af festsalen og fællesarealer efter fester, som bliver afholdt af Cafeen, Rådet eller deres underudvalg. Denne rengøring skal følge retningslinjerne for rengøring af festsalen og fællesarealerne.
2.7 Såfremt Cafeformanden ikke lever op til sit ansvar, kan den pågældende person ikke genopstille til næste valg. Dette vurderes i et samarbejde mellem Rådet og tillidsrepræsentanterne i festudvalget.
3: Fremlæggelse af regnskab
3.1 Den økonomiske ansvarlige for Cafeen fremlægger ved hver ordinær generalforsamling regnskab for perioden siden sidste ordinære generalforsamling. Såfremt dette regnskab ikke fremlægges, kan den pågældende person ikke genopstille til valg.
3.2 Dette regnskab kan ikke fremlægges af Cafeformanden.
4: Revidering af regnskab
4.1 Ved hver ordinær generalforsamling vælges to revisorer. Disse revisorer skal, sammen med den økonomisk ansvarlige for Cafeen, gennemgå regnskabet for Cafeen umiddelbart inden næste generalforsamling. Regnskabet skal forelægges revisorerne senest fjorten dage før generalforsamlingen.
4.2 Hvis revisorerne finder, at regnskabet ikke stemmer, skal Rådet på førstkommende rådsmøde diskutere sagen. I særligt grove tilfælde kan Rådet henstille til, at vedkommende opsiges fra værelset. I tilfælde af at regnskabet ikke godkendes, kan vedkommende heller ikke genopstille til valg.
5: Cafeens økonomi
5.1 Cafeudvalget fastsætter selv priserne.
5.2 Medlemmerne i Cafeen og tillidsrepræsentanterne i Festudvalget vedtager i fællesskab hvordan overskuddet anvendes, dog inden for kollegianerforeningens formål. Dette gøres i dialog med kasseren.
5.3 Cafeformand, Suppleant for Cafeformanden, økonomisk ansvarlig for Cafeen, tillidsrepræsentanter fra salene og ølmænd har ret til at deltage i et arrangement med delvist betalt mad og drikke. De inviterede er dem som har siddet i festudvalget inden for et års periode. Rådet skal godkende beløbet der afsættes pr. Deltager.
6: Cafeens opgaver og formål
6.1 Cafeen har til formål at skabe rum for udvikling af fællesskabsfølelse mellem kollegianerne.
6.2 Cafeen har til opgave at afholde cafeer, kollegianerfester og andre lignende arrangementer.
Cafeen skal overholde de gældende regler for lån af festsalen.
7: Festudvalg
7.1 Hver sal skal vælge en tillidsrepræsentant til festudvalget, dog er 4. sal undtaget i denne regel men må gerne have en tillidsrepræsentant. Tillidsrepræsentanterne vælges til køkkenmøderne på de enkelte sale og godkendes på generalforsamlingen.
7.2 Tillidsrepræsentanterne skal generelt assistere Cafeen i dens arbejde, samt hjælpe Cafeformanden med at varetage den pågældende persons ansvar for de afholdte fester.
7.3 Alle beboere kan blive menige medlemmer af festudvalget efter eget ønske.
7.4 Menige medlemmer af festudvalget skal generelt assistere Cafeen i dens arbejde.
8: Ændringer
8.1 Denne forretningsorden kan ændres ved et Rådsmøde efter gældende afstemningsregler.
Øl-ansvarlige
De øl-ansvarlige sørger for at depotet altid er fyldt op, så der altid er massere af våde genstande at drikke:
Ølmænd:
Esther, 3. sal.
Christian, 3. sal.
Forretningsorden for ølkælderenForretningsorden for ølkælderen
1: Valg af ølmænd
Ved hver ordinær generalforsamling, vælges to ølmænd samt en suppleant for disse.
2: Revidering af regnskab
Hvis kassereren finder at regnskabet ikke stemmer, skal rådet på førstkommende rådsmøde, tage stilling til en evt. tilbagebetaling fra ølmændene. I særligt grove tilfælde, kan rådet henstille til at ølmændene opsiges fra deres værelser. I tilfælde af, at regnskabet ikke godkendes, kan ølmændene heller ikke genopstille til valg.
Regnskab for ølkælderen skal løbende føres i samarbejde med kassereren på en måde, der let kan formidles til Rådet og Generalforsamlingen.
Pengene skal være i skabet.
3: Ølkælderens priser
3.1 Ølmændene og rådet tager i fællesskab stilling til ændring af priserne på øl og vand.
4: Rådighedsbeløb
Ølkælderen får af Rådet stillet et beløb på 15.000 kr. til rådighed. Dette beløb skal altid forefindes i Ølkælderens regi.
Ølmændene skal bestræbe sig på ikke at have varer for mere end 15.000 kr. når regnskabet gøres op inden generalforsamlingen.
Udenfor ølkælderens åbningstid, må kontanter kun forefindes i pengeskabet i ølkælderen og hos kassereren. Ølkælderen skal være aflåst udenfor åbningstiden.
5: Overskudsdeling
Umiddelbart efter en generalforsamling foretages en deling af Ølkælderens overskud. Overskuddet er det beløb, der findes i Ølkælderen, udover rådighedsbeløbet på 15.000 kr. Dette overskud skal deles med 50 % til Kollegianerforeningen og 25 % til hver af ølmændene. Dette beløb må dog maks. være på 700 kr. og 1000 kr. efter at være to gange. Dvs. man har været ølmand i et år. Hvis overskuddet er større, går de overskydende penge til en beholdning, der udelukkende kan bruges til betaling af underskud eller forbedringer i ølkælderen.
Overskudsdelingen indføres i kollegianerforeningens regnskab inden generalforsamlingen.
Såfremt en ølmand træder tilbage midt i sin valgperiode laves overskudsdeling jævnfør stk. 1. Et ekstraordinært regnskab skal godkendes af revisorerne før udbetaling sker.
6: Åbningstider
Ølkælderen skal have åbent mindst engang om ugen med en varighed på mindst et kvarter. I ferieperioder kan ølmændene dog selv skønne, hvor meget ølkælderen skal have åbent.
7: Ændringer
Denne forretningsorden kan ændres ved et Rådsmøde efter gældende afstemningsregler.