Kollegierådet
Kollegierådet består af Rådsforpersonen, Kassereren, de seks gangformænd samt et menigt rådsmedlem.
Forretningsorden for kollegierådetRådsforperson: Siri Carøe Rasmussen, 3. sal
E-mail: Kollegianerformandenhvk@gmail.com
Kollegieformandens funktionerKasserer: Freja, husene 22B.
Administrerer kollegianerforeningens konto:
Reg. nr. 1551 Konto nr. 3134004606
Gangformænd:
Stuen: Signe
1. Sal: Lasse og Laura J
2. Sal: Laura C
3. Sal: Hjalte og Jonas
4. Sal: Sophie
Husene: Claus
Menigt rådsmedlem:
Thais, stuen
Forretningsorden for Kollegianerrådet
Forretningsorden for Kollegianerrådet
1: Rådsmøder
1.1 Der afholdes mindst et rådsmøde om måneden, og i øvrigt når forpersonen eller to af rådets medlemmer fremsætter ønske om det. I ferieperioder kan rådsmøder dog udelades.
2: Mødeledelsen
2.1 Forpersonen, og i øvrigt ethvert rådsmedlem, kan lede møderne.
3: Dagsorden
3.1 Til ethvert indkaldt rådsmøde oprettes en begivenhed på kollegiets facebook gruppe, som alle i kollegiets facebook gruppe inviteres til. Dagsordenen uploades til denne begivenhed. Dagsordenens indhold:
- Godkendelse af referat
- Beretninger fra forperson, gangforperson, evt. underudvalg, andre rådsmedlemmer med specielle tillidshverv.
- Økonomi, herunder normalt både drøftelser af nuværende økonomiske stilling og den fremtidige for foreningen såvel som for kollegiet.
- Driften, herunder den løbende virksomhed, fremtidige opgaver og planlægning.
- Fastsættelse af næste møde.
- Derudover indsættes på første møde efter generalforsamlingen punktet konstituering.
- I øvrigt må ethvert punkt, der ikke kan indpasses i denne dagsorden, have sin egen behandling.
4: Beslutningsdygtighed
4.1 Rådet er beslutningsdygtigt når fem af dets medlemmer er til stede ved mødet.
5: Afstemning
5.1 Alle afgørelser træffes ved simpelt flertal.
6: Rådets funktionsperiode
6.1 Rådets funktionsperiode begynder umiddelbart efter generalforsamlingens afholdelse.
7: Referater
7.1 En udvalgt fra rådet tager referat over rådets møder samt over generalforsamlingens forløb. Dette referat renskrives og distribueres af forpersonen til Rådets medlemmer. For generalforsamlingen gælder tillige at medlemmerne af kollegiets bestyrelse også skal modtage et referat. Desuden ophænges referatet på kollegiets opslagstavle til orientering for de øvrige kollegianere. Generalforsamlingsreferatet betragtes som godkendt, hvis forpersonen ikke har modtaget indsigelser herimod inden 14 dage fra referatets offentliggørelse.
7.2 Referater fra rådsmøderne skal omfatte dagsorden til mødet, fremmødte, referat, afstemninger samt dato for mødet.
7.3 Referat fra rådsmøderne skal godkendes på det næstfølgende rådsmøde.
7.4 Referatet skal altid være ajourført og tilgængeligt for foreningens medlemmer.
7.5 Hele rådet skal underskrive/godkende referatet fra en generalforsamling
8: Forhindret i at møde
8.1 Er et rådsmedlem forhindret i at møde, meddeles dette til forpersonen eller et nærmere angivet sted.
8.2 I referatet anføres for hvert møde, hvilke medlemmer der var til stede.
8.3 Gangforpersonerne er forpligtede til at sende en stedfortræder i tilfælde af afbud.
8.4 Rådsmedlemmer, som er forhindret i at deltage i mødet og ikke sørger for at melde afbud senest dagen før eller sender en suppleant idømmes en bøde! Bøden består i en omgang øl/sodavand eller kage ved førstkommende rådsmøde.
8.5 Hvis et rådsmedlem gentagende gange ikke møder op til et rådsmøde uden at sende en stedfortræder eller melder afbud kan rådet vælge at indstille vedkommende til en advarsel.
9: Ikke beslutningsdygtige
9.1 Er rådet ikke beslutningsdygtigt, kan de foreliggende sager gøres til genstand for behandling, men der kan ikke træffes nogen afgørelse.
10: Rådets beføjelser og pligter
10.1 Den, eller de, fra Rådet, der fører de daglige forhandlinger vedr. diverse aktiviteter, skal
snarest muligt orientere Rådet om disse.
10.2 Skrivelser, der tilgår foreningen, skal samtlige rådsmedlemmer holdes underrettet om.
10.3 Det påhviler forpersonen at arkivere ind – og udgående skrivelser.
10.4 Alle henvendelser, der vedrører foreningens interesser, bør ske i overensstemmelse med
det øvrige Råd eller som minimum forpersonen.
10.5 Det er rådets pligt at lægge vedtægterne tilgængeligt for alle beboere og gøre opmærksom på disse minimum en måned før almindelige generalforsamlinger. Dermed kan enhver beboer nå at fremstille ændringsforslag i tide.
11: Andre virkeområder
11.1 Fra Rådet vælges to medlemmer til Håndværkerkollegiets bestyrelse. Den ene af disse
skal være forpersonen. Disse skal ifølge Kollegiets vedtægter have boet på kollegiet i mindst seks måneder.
12: Ændringer
12.1 Opstår der tvivl om fortolkningen af ovenstående forretningsorden for kollegianerrådet, er
forpersonens tolkning afgørende.
12.2 Er et medlem utilfreds med denne afgørelse, er denne dog forpligtiget til at rette sig efter
afgørelsen, men kan på førstkommende rådsmøde foreslå ændringer i forretningsordenens ordlyd.
12.3 Ændringer i forretningsordenen skal godkendes på et Rådsmøde ved simpelt flertal.
13: Godkendelse af forretningsorden.
13.1 Ovenstående forretningsorden for kollegianerrådet i kollegianerforeningen godkendes af rådet.
14: Rådets julefrokost.
14.1 Forpersonen, kasseren, menigt rådsmedlem og gangforpersoner, har ret til at deltage i et årligt arrangement betalt af rådet. De inviterede er dem som har været aktive til mindst 3 rådsmøder inden for et år.
14.2 Rådet dækker 450kr. Pr. berettiget person dog maks 8000kr.
Kollegieformandens funktioner
Kollegieforpersonens funktioner
1: Rådsmøder
1.1 Det er forpersonens pligt at indkalde til rådsmøder én gang om måneden, på de datoer rådet har bestemt.
1.2 Indkaldelse samt oplægning af dagsorden sker på den generelle facebook gruppe, hvor der oprettes en begivenhed som alle medlemmer bliver inviteret til.
1.3 Forpersonen sørger for at lægge rådsreferater op på den generelle facebookgruppe
2: Generalforsamling
2.1 Det er forpersonens pligt at indkalde til generalforsamling to gange om året, på de datoer rådet har bestemt.
2.2 Indkaldelsen sker ved ophængning af en dagsorden på kollegiets opslagstavle, eller/og ved opslag på facebook, samt ved omdeling af dagsorden til alle kollegianere. Indkaldelsen skal ske minimum en måned før mødets afholdelse, for at være gyldig
3: Bestyrelsen
3.1 Det er forpersonens pligt at deltage i bestyrelsesmøder, og sammen med det øvrige bestyrelsesmedlem sørge for at viderebringe information til rådet. Hvis der er givet oplysninger om sager, der berører alle kollegianere, såsom byggeprojekter, budgetter eller lignende skal denne information også være tilgængelig skriftligt for alle kollegianere.
4: Konstituering
4.1 Efter konstituering skrives en liste over kollegianerrådets sammensætning.
Den i pkt. 4.1 nævnte liste skal ophænges på kollegiets opslagstavle. Desuden skal kopier af listen udleveres til rådets medlemmer og samtlige bestyrelsesmedlemmer.
5: Opslagstavle
5.1 Forpersonen har ansvaret for opslagstavlerne ved indgangen. Dette indebærer bl.a. oprydning.
6: Nøgler
6.1 Forpersonen opbevarer følgende nøgler.
- Hovednøgle
- Festsalen
- Fyrrum/depot overfor vaskeri
- Brandalarm
6.2 For at lukke en kollegianer ind på sit værelse, kan forpersonen opkræve 50 kr. Dette beløb går ubeskåret til rådets kommende julefrokost.
7: Fundne sager
7.1 Formanden opbevarer fundne sager.
8: Udlån af festsalen
8.1 Formanden står for udlejning af festsalen, og skriver dette ind i kalenderen på nettet.
8.2 Formanden kontrollerer at rengøringen er foretaget tilfredsstillende.
9: Klager
9.1 Det er forpersonens pligt at tilse evt. klager over støj og generelle klager.
10: Brandvarslingssystem
10.1 Kollegieforpersonen afholder brandøvelse to gange om året, disse skal ligge sammen med generalforsamling, for at reducere antallet af dage den enkelte kollegianer skal bruge på obligatoriske arrangementer.
11: Forpersonens aflønning
12.1 Kollegieforpersonen betales en månedlig løn af Kollegianerforeningen, der svarer til den
gældende husleje for et 1 persons værelse. Ved valg af ny forperson starter en
oplæringsperiode på 3 måneder, hvor den gamle forperson har ansvaret for at oplære og
sætte den nye forperson ind i arbejdet som forperson. Under denne periode deles den
månedlige løn betalt af Kollegianerforeningen ligeligt mellem den gamle og nye forperson, når
den 3 måneders periode er ophørt, overgår al aflønning til den nye forperson. Aflønningen
forudbetales startende fra måneden efter forpersonen er blevet valgt ved
generalforsamlingen. Ved fratrædelse stoppes aflønningen fra måneden efter forpersonen har
fratrådt.
12: Ændringer
13.1 Denne forretningsorden kan ændres ved et Rådsmøde efter gældende afstemningsregler. På nær §12 og §13, som kun kan ændres på en ordinær generalforsamling
13: Kommunikation mellem kollegianerne og forpersonen.
14.1 Det er forpersonens pligt at tjekke og svare e-mails og messenger ugentligt.
14.2 Forpersonen benytter den officielle e-mailadresse og messenger for forpersonen.
14.3 På kollegianernes anmodning, er det forpersonens pligt at tilvejebringe den adspurgte information
Generelt
Man kan sige at forpersonen er den person der binder det hele sammen, der er selvfølgelig flere opgaver end dem der er nævnt her. Men da de fleste af dem er dynamiske, vil det være noget som en forperson må lære hen af vejen. En forperson skal besvare opkald ved nødsituationer, derfor må man som forperson forvente, at der kan forekomme natlige opkald
Gangformandens funktioner
Gangforpersonens funktioner
1: Møder
1.1 Gangforpersonen skal deltage i rådsmøder og generalforsamlinger som repræsentant for den gang personen bor på. Er gangforpersonen forhindret i at deltage i et møde, skal personen sørge for at sende en stedfortræder fra gangen.
1.2 De beslutninger, der bliver taget på rådsmøder og generalforsamlinger, skal videregives/udføres af gangforpersonen.
1.3 Mellem hvert rådsmøde skal gangforpersonen sørge for, at der på gangen bliver afholdt et køkkenmøde. Her skal der evt. tages stilling til de emner, der blev behandlet på sidste rådsmøde.
1.4 Gangforpersonen skal holde Rådet underrettet om gangens daglige drift, herunder beboere, der ikke opfylder deres forpligtigelser overfor køkkenrengøring, køkkenkassen og ølkassen i henhold til gangens egne regler om disse samt de generelle kollegieregler.
2: Nye kollegianere
2.1 Gangforpersonen sørger for at nye kollegianere orienteres om kollegiet, vises rundt og sættes ind i gangenes interne regler og ordninger.
2.2 Ved indflytning skal inventarlister udfyldes hurtigst muligt og returneres til administrationens postkasse inden for en uge.
3: Kollegianere der flytter
3.1 Når en kollegianer flytter, skal gangforpersonen undersøge, om kollegianeren efterlader de møbler mm., der er påskrevet inventarlisten. Dette skal først foregå idet kollegianeren flytter; ikke før. Herefter returneres inventarlisten til kontoret.
3.2 Hvis den fraflyttede kollegianer skylder penge i nogle af gangens kasser, skriver gangforpersonen seddel om dette, og afleverer den på kontoret. Herved kan kollegianeren orienteres om sin gæld, når personen henter sit depositum.
4: Gangnøglen
4.1 Gangforpersonen opbevarer hovednøglen til gangens værelser. Nøglen må normalt ikke overdrages; hverken til kollegianere eller til udefrakommende.
4.2 Hvis gangforpersonen forlader gangen i længere tid, overdrages hovednøglen til en anden kollegianer på gangen, og resten af gangens beboere orienteres om dette.
4.3 Gangforpersonen skal, hvis denne er hjemme, åbne for kollegianerne, når disser har låst sig ude af deres værelse.
4.4 Skulle en kollegianer få brug for, at en anden person lukkes ind på værelset, skal gangforpersonen have dette at vide af kollegianeren selv. Dette uanset om den anden person bor på kollegiet eller ej.
4.5 Gangforpersonen må ikke benytte gangens tomme værelser til gæster eller andet, uden særlig aftale med kontoret.
5: Information om manglende opfyldelse af forpligtigelser
5.1 Hvis en kollegianer ikke opfylder sine forpligtigelser mht. køkkenrengøring, køkkenkassen eller ølkassen skal gangforpersonen informere kollegianeren om dette så forholdet kan blive bragt i orden.
5.2 Hvis en kollegianer gentagende gange ikke har opfyldt sine forpligtigelser mht. køkkenrengøring, køkkenkassen eller ølkassen eller konsekvent nægter at opfylde disse skal gangforpersonen forlægge dette for rådet i henhold til §1.4.
5.3 Gangforpersonen skal give den pågældende kollegianer § 5.2, information om dato for denne fremlæggelse.
6: Bestilling til gangstyrede fester
6.1. Det er gangformændenes ansvar at bestille øl/vand samt andet proviant til de fester gangene selv står for. (hhv. torsdagscaféer og halvårsfester)
§7 Ændringer
7.1. Denne forretningsorden kan ændres ved et Rådsmøde efter gældende afstemningsregler
Café-udvalget
Der er en økonomisk ansvarlig for caféen, som sørger for at Kollegiet fortsat kan holde de bedste og fedeste fester.
Café Ansvarlig: Thais, stuen
Forretningsorden for Caféen og festudvalgetForretningsorden for Cafeen og Festudvalget
Forretningsorden for Cafeen og Festudvalget
1: Valg af medlemmer
1.1 Ved hver ordinær generalforsamling vælges en Cafeforperson. Cafeforpersonen besidder det overordnede ansvar for Cafeen og Festudvalget.
1.2 Ved hver ordinær generalforsamling vælges en suppleant for Cafeforpersonen. Suppleanten skal bistå Cafeforpersonen i hans arbejde og fungere som hans stedfortræder om nødvendigt.
1.3 Yderligere medlemmer kan frit optages i festudvalget.
2: Caféforpersonen
2.1 Cafeforpersonen besidder det overordnede ansvar i forbindelse med fester og cafeer afholdt af Caféen på Håndværkerkollegiet.
2.2 Cafeforpersonen har ansvaret for at indkalde til møder i Festudvalget og efterfølgende offentliggøre referat for disse møder.
2.3 Cafeforpersonen har ansvaret for at booke festsalen til fester afholdt af Cafeen. Bookning skal ske efter de gældende regler for lån af festsalen.
2.4 Cafeforpersonen har ansvaret for indkøb af drikkevarer til fester og cafeer, som bliver afholdt af Cafeen, Rådet eller deres underudvalg.
2.5 Cafeforpersonen har ansvaret for at lukke festsalen af efter fester, som bliver afholdt af Cafeen, Rådet eller deres underudvalg.
2.6 Cafeforpersonen har ansvaret for rengøring af festsalen og fællesarealer efter fester, som bliver afholdt af Cafeen, Rådet eller deres underudvalg. Denne rengøring skal følge retningslinjerne for rengøring af festsalen og fællesarealerne.
2.7 Såfremt Cafeforpersonen ikke lever op til sit ansvar, kan den pågældende person ikke genopstille til næste valg. Dette vurderes i et samarbejde mellem Rådet og tillidsrepræsentanterne i festudvalget.
2.8 Caféforpersonen kan indkalde 1 person fra hver sal samt 2 personer fra festudvalget til rengøring af festsal og fællesarealer efter hver fest. Hvis de indkaldte personer ikke møder op, får disse en advarsel. Hvis der ikke er nok tilmeldte til rengøring, kan caféforpersonen vælge at aflyse festen.
3: Fremlæggelse af regnskab
3.1 Kasseren fremlægger ved hver ordinær generalforsamling regnskab for perioden siden sidste ordinære generalforsamling. Hvis dette regnskab ikke fremlægges, kan den pågældende person ikke genopstille til valg.
3.2 Dette regnskab kan ikke fremlægges af Cafeforpersonen.
4: Revidering af regnskab
4.1 Ved hver ordinær generalforsamling vælges to revisorer. Disse revisorer skal, sammen med kasseren gennemgå regnskabet for Cafeen umiddelbart inden næste generalforsamling. Regnskabet skal forelægges revisorerne senest fjorten dage før generalforsamlingen.
4.2 Hvis revisorerne finder, at regnskabet ikke stemmer, skal Rådet på førstkommende rådsmøde diskutere sagen. I særligt grove tilfælde kan Rådet henstille til, at vedkommende opsiges fra værelset. I tilfælde af at regnskabet ikke godkendes, kan vedkommende heller ikke genopstille til valg.
5: Cafeens økonomi
5.1 Cafeudvalget fastsætter selv priserne.
5.2 Medlemmerne i Cafeen og tillidsrepræsentanterne i Festudvalget vedtager i fællesskab hvordan overskuddet anvendes, dog inden for kollegianerforeningens formål. Dette gøres i dialog med kasseren.
5.3 Cafeforperson, Suppleant for Cafeforpersonen, kasseren, tillidsrepræsentanter fra salene og ølansvarlige har ret til at deltage i et arrangement med delvist betalt mad og drikke. Deltagerne er berettiget til 300kr pr. person, dog maks. 6000kr. De inviterede er dem som har været aktive ved 3 møder og 2 fester inden for 1 år.
6: Cafeens opgaver og formål
6.1 Cafeen har til formål at skabe rum for udvikling af fællesskabsfølelse mellem kollegianerne.
6.2 Cafeen har til opgave at afholde cafeer, kollegianerfester og andre lignende arrangementer.
6.3 Cafeen skal overholde de gældende regler for lån af festsalen.
7: Festudvalg
7.1 Hver sal skal vælge to tillidsrepræsentanter til Festudvalget. Dog må 4. sal gerne have en tillidsrepræsentant og de to huse må sammen gerne have en tillidsrepræsentant. Tillidsrepræsentanterne vælges til køkkenmøderne på de enkelte sale og godkendes på generalforsamlingen.
7.2 Tillidsrepræsentanterne skal generelt assistere Cafeen i dens arbejde, samt hjælpe Cafeforpersonen med at varetage den pågældende persons ansvar for de afholdte fester.
7.3 Alle beboere kan blive menige medlemmer af festudvalget efter eget ønske.
7.4 Menige medlemmer af festudvalget skal generelt assistere Cafeen i dens arbejde.
8: Ændringer
8.1 Denne forretningsorden kan ændres ved et Rådsmøde efter gældende afstemningsregler.
Øl-ansvarlige
De øl-ansvarlige sørger for at depotet altid er fyldt op, så der altid er massere af våde genstande at drikke:
Ølmænd:
Hjalte, 3. sal
Thomas, 3. sal.
Forretningsorden for ølkælderenForretningsorden for ølkælderen
Forretningsorden for ølkælderen
1: Valg af øl ansvarlige
1.1 Ved hver ordinær generalforsamling, vælges to øl ansvarlige samt en suppleant for disse.
2: Revidering af regnskab
2.1 Hvis kassereren finder at regnskabet ikke stemmer, skal rådet på førstkommende rådsmøde, tage stilling til en evt. tilbagebetaling fra de øl ansvarlige. I særligt grove tilfælde, kan rådet henstille til at de øl ansvarlige opsiges fra deres værelser. I tilfælde af, at regnskabet ikke godkendes, kan de øl ansvarlige heller ikke genopstille til valg.
3.1 Regnskab for ølkælderen skal løbende føres i samarbejde med kassereren på en måde, der let kan formidles til Rådet og Generalforsamlingen.
Pengene skal være i skabet.
3: Ølkælderens priser
3.1 De ølansvarlige og rådet tager i fællesskab stilling til ændring af priserne på øl og vand.
3.2 Alle ændringer i leverandør og inventar skal igennem rådet.
4: Rådighedsbeløb
4.1 Ølkælderen får af Rådet stillet et beløb på 15.000 kr. til rådighed. Dette beløb skal altid forefindes i Ølkælderens regi.
4.2 De øl ansvarlige skal bestræbe sig på ikke at have varer for mere end 15.000 kr. når regnskabet gøres op inden generalforsamlingen.
4.3 Udenfor ølkælderens åbningstid, må kontanter kun forefindes i pengeskabet i ølkælderen og hos kassereren. Ølkælderen skal være aflåst udenfor åbningstiden.
5: Overskudsdeling
5.1 Umiddelbart efter en generalforsamling foretages en deling af Ølkælderens overskud. Overskuddet er det beløb, der findes i Ølkælderen, udover rådighedsbeløbet på 15.000 kr. Dette overskud skal deles med 50 % til Kollegianerforeningen og 25 % til hver af de øl ansvarlige. Dette beløb må dog maks. være på 700 kr. og 1000 kr. efter at være to gange. Dvs. man har været øl ansvarlige i et år. Hvis overskuddet er større, går de overskydende penge til en beholdning, der udelukkende kan bruges til betaling af underskud eller forbedringer i ølkælderen.
5.2 Overskudsdelingen indføres i kollegianerforeningens regnskab inden generalforsamlingen.
5.3 Såfremt en øl ansvarlig træder tilbage midt i sin valgperiode, laves overskudsdeling jævnfør stk. 1. Et ekstraordinært regnskab skal godkendes af revisorerne før udbetaling sker.
6: Åbningstider
6.1 Øl kælderen har åbent efter henvendelse og behov. I ferieperioder kan de øl ansvarlige dog selv skønne, hvor meget ølkælderen skal have åbent.
7: Ændringer
7.1 Denne forretningsorden kan ændres ved et Rådsmøde efter gældende afstemningsregler.